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Ley 1581 de 2012

Política de tratamiento de datos personales

Cómo recogemos, usamos y protegemos los datos personales de residentes, propietarios, administradores, aspirantes, clientes y demás personas que se relacionan con Appministrar.

1. Responsable del tratamiento

Razón social
Appministrar SAS
Domicilio
Bogotá D.C., Colombia
Dirección
Carrera 57A # 4A-21, oficina 102, Bogotá D.C.
Correo
[email protected]
Teléfonos
322 463 7534 · 310 230 8658
Sitio web
appministrar.com.co

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. Para las copropiedades aplica además la Ley 675 de 2001, de propiedad horizontal.

3. Nuestro papel frente a sus datos

Appministrar presta dos servicios a las copropiedades: la aplicación para residentes, administración y portería, y la administración profesional del conjunto. Según el caso, actuamos así:

  • Como encargados del tratamiento, respecto de los datos que la copropiedad nos confía para operar la aplicación o administrar el conjunto: padrón de propietarios y residentes, unidades, pagos, solicitudes, visitantes y registros de asamblea. En estos casos el responsable es la copropiedad, y tratamos los datos siguiendo sus instrucciones y esta política.
  • Como responsables del tratamiento, respecto de los datos de nuestros propios clientes y prospectos, aspirantes a trabajar con nosotros, proveedores, personas que nos contactan, y los datos de acceso y seguridad de las cuentas de la aplicación.

4. Datos que tratamos

  • Identificación y contacto: nombre, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono celular.
  • Relación con la copropiedad: torre y unidad, calidad de propietario, arrendatario o residente, personas que conviven en la unidad, vehículos y placas, mascotas.
  • Uso de la aplicación: autorizaciones de visitantes, registro de ingresos, paquetes recibidos, reservas de zonas comunes, peticiones, quejas y reclamos, comunicados leídos y confirmaciones de asistencia.
  • Información financiera de la unidad: cuotas de administración, pagos, saldos y certificados.
  • Asambleas: registro de asistencia, poderes y votos por unidad.
  • Visitantes: nombre, documento y placa del vehículo, cuando la portería los registra.
  • Imagen: foto de perfil, si el usuario decide cargarla.
  • Seguridad de la cuenta: contraseña cifrada, códigos de verificación, dispositivos de confianza y registros de acceso.
  • Aspirantes: hoja de vida, experiencia y datos de contacto.

5. Finalidades

  1. Crear y administrar la cuenta del usuario y verificar que pertenece a la copropiedad y a la unidad que indica.
  2. Prestar los servicios de la aplicación: control de visitantes y paquetes en portería, reservas de zonas comunes, radicación y respuesta de PQRS, comunicados, documentos y publicaciones de la comunidad.
  3. Enviar notificaciones de servicio por la aplicación y por correo electrónico: radicado y respuesta de PQRS, paquetes en portería, reservas, convocatorias y confirmaciones de asamblea.
  4. Gestionar la información financiera de la unidad, generar estados de cuenta y certificados, cuando el plan de la copropiedad los incluye.
  5. Organizar asambleas: verificar asistencia, contar quórum y registrar votaciones por unidad.
  6. Administrar la copropiedad, cuando esta contrata ese servicio con Appministrar.
  7. Atender solicitudes de cotización, elaborar propuestas y diagnósticos, y gestionar la relación contractual con las copropiedades.
  8. Evaluar aspirantes en procesos de selección.
  9. Proteger la seguridad de las cuentas, prevenir fraudes y accesos no autorizados, y llevar registros de auditoría.
  10. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para fines publicitarios.

6. Datos sensibles y de menores

No solicitamos datos sensibles como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud o biométricos. El ingreso con huella o reconocimiento facial que ofrece el celular se resuelve en el propio dispositivo: Appministrar no recibe ni guarda esos datos. Nadie está obligado a entregar datos sensibles.

Si en la información de una unidad se registran menores de edad, por ejemplo como integrantes del hogar, el tratamiento se hará con autorización de su representante legal, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y solo para las finalidades de seguridad y convivencia de la copropiedad.

7. Derechos del titular

Como titular de los datos, usted tiene derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
  • Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite ante Appministrar o la copropiedad.
  • Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
  • Acceder gratuitamente a sus datos personales.

8. Consultas y reclamos

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos es Servicio al Cliente de Appministrar SAS, en el correo [email protected] o en la dirección de la oficina. La solicitud debe indicar el nombre y documento del titular, la descripción de lo que solicita, la dirección o correo para responder y los documentos que quiera hacer valer.

Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, le informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables hasta 8 días hábiles más, avisándole el motivo. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desistió. Mientras se resuelve, el dato se marcará como “reclamo en trámite”.

Cuando Appministrar actúa como encargado, trasladaremos a la copropiedad responsable las solicitudes que le correspondan y le informaremos al titular.

9. Proveedores y transferencias internacionales

La base de datos principal de la aplicación se aloja en un servidor propio de Appministrar en Colombia. Para algunos servicios usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, con quienes mantenemos condiciones de confidencialidad y seguridad:

  • Google (Workspace y Firebase): correo corporativo y notificaciones a los celulares.
  • Amazon Web Services: envío de correos electrónicos de notificación.
  • Cloudflare: protección y conexión segura entre la aplicación y nuestro servidor.

Estos proveedores pueden procesar datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política, el titular autoriza esa transmisión, que se hace solo para las finalidades aquí descritas.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos: conexiones cifradas, contraseñas almacenadas de forma cifrada, verificación en dos pasos para usuarios administrativos, permisos por rol para que cada persona vea solo lo que le corresponde, registros de auditoría y copias de respaldo cifradas.

11. Vigencia

Esta política rige a partir del 29 de octubre de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras se mantenga la relación con el titular o con la copropiedad y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales. Cualquier cambio sustancial se informará en este sitio y por los canales de la aplicación antes de entrar en vigor.